Polityka Prywatności Energia Odpadów Komunalnych

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Energia Odpadów Komunalnych (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w sektorze energetycznym na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Dokument został przygotowany w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest: Energia Odpadów Komunalnych (dalej: „Administrator” lub „Energia Odpadów Komunalnych”).

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnionych na naszej stronie internetowej lub w innych kanałach komunikacji wskazanych w materiałach informacyjnych.

3. Zakres zbieranych danych osobowych

W zależności od charakteru relacji pomiędzy Państwem a naszą Spółką możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko służbowe, nazwa firmy, NIP/REGON (w zakresie, w jakim są danymi osobowymi), numer dokumentu tożsamości (jeśli jest to niezbędne i dopuszczalne prawem),
• dane kontaktowe: adres zamieszkania lub korespondencyjny, adres e‑mail, numer telefonu,
• dane dotyczące umów i współpracy: dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, historia współpracy, informacje o świadczonych usługach lub dostawach,
• dane rozliczeniowe: numer rachunku bankowego, informacje płatnicze, dane księgowe,
• dane związane z korzystaniem z naszych serwisów internetowych: adres IP, identyfikatory urządzeń, dane techniczne dotyczące logowania i aktywności na stronie (pliki cookies i podobne technologie),
• dane pozyskiwane przy korespondencji i kontaktach z nami: treść wiadomości, notatki ze spotkań, dane z formularzy kontaktowych.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów, w szczególności:

4.1. Zawarcie i wykonanie umowy W celu przygotowania oferty, zawarcia, wykonywania i rozliczenia umów cywilnoprawnych lub handlowych (np. dostawa energii, odbiór odpadów komunalnych na potrzeby energetyczne, współpraca z kontrahentami) – podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem).

4.2. Realizacja obowiązków prawnych W celu wywiązania się z obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności prawa energetycznego, przepisów środowiskowych, podatkowych i rachunkowych, a także regulacji dotyczących archiwizacji – podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4.3. Uzasadnione interesy Administratora W celu:

• zapewnienia bezpieczeństwa naszych obiektów, infrastruktury i systemów teleinformatycznych,
• dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• prowadzenia analizy i statystyki działalności Spółki,
• prowadzenia komunikacji bieżącej z klientami, kontrahentami i interesariuszami,
• doskonalenia jakości usług oraz procesów związanych z efektywnym wykorzystaniem odpadów komunalnych do celów energetycznych, przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

4.4. Zgoda osoby, której dane dotyczą W przypadku, gdy wymagają tego przepisy prawa lub gdy celem jest np. wysyłka określonych treści marketingowych, informacji handlowych lub newslettera drogą elektroniczną, przetwarzanie danych może odbywać się na podstawie wyraźnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Udzieloną zgodę można w każdej chwili wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym i zgodnie z obowiązującym prawem:

• podmiotom świadczącym na rzecz Spółki usługi doradcze, prawne, audytorskie i księgowe,
• dostawcom usług IT, hostingu, utrzymania i rozwoju systemów informatycznych,
• operatorom sieci telekomunikacyjnych i dostawcom usług komunikacji elektronicznej,
• podmiotom współpracującym przy realizacji projektów energetycznych i środowiskowych,
• bankom, instytucjom płatniczym i ubezpieczeniowym,
• organom administracji publicznej, sądom i innym instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

W przypadku przekazywania danych podmiotom przetwarzającym je w naszym imieniu zawieramy odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, gwarantujące stosowanie właściwych środków bezpieczeństwa.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli w wyjątkowych sytuacjach takie przekazanie okaże się niezbędne (np. w związku z korzystaniem z określonych narzędzi informatycznych), będzie się ono odbywać wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, takich jak decyzje stwierdzające odpowiedni poziom ochrony lub standardowe klauzule umowne.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony okresem przedawnienia potencjalnych roszczeń. W szczególności:

• dane związane z zawarciem i wykonywaniem umów – do końca okresu obowiązywania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
• dane przetwarzane w celu realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych – przez okres wskazany w przepisach prawa podatkowego i ustawie o rachunkowości,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego została udzielona,
• dane przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes Administratora – do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub przedawnienia roszczeń.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez Energia Odpadów Komunalnych, przysługują następujące prawa, w granicach określonych w RODO:

• prawo dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO),
• prawo do ich sprostowania (art. 16 RODO),
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w uzasadnionych przypadkach (art. 17 RODO),
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO),
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli osoba uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące regulacje dotyczące ochrony danych osobowych.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych może być:

• dobrowolne, lecz konieczne do nawiązania kontaktu, otrzymania odpowiedzi na zapytanie lub udziału w danym procesie,
• niezbędne do zawarcia i wykonania umowy – w takim przypadku odmowa podania danych może uniemożliwić zawarcie lub realizację umowy,
• wymagane przepisami prawa – wówczas ich niepodanie może skutkować brakiem możliwości zrealizowania ciążących na nas obowiązków ustawowych.

10. Pliki cookies i technologie śledzące

Nasze serwisy internetowe mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia ich prawidłowego działania, dopasowania treści do preferencji użytkowników, prowadzenia anonimowych statystyk odwiedzin oraz usprawniania świadczonych usług.

Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pomocą swojej przeglądarki internetowej, w tym w każdej chwili je ograniczyć lub zablokować. Należy jednak pamiętać, że wyłączenie lub ograniczenie obsługi cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

11. Środki bezpieczeństwa danych

W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych stosujemy środki organizacyjne, techniczne i fizyczne odpowiadające ryzyku naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą. Obejmują one m.in.:

• kontrolę dostępu do systemów i pomieszczeń,
• szyfrowanie wybranych kategorii danych,
• regularne tworzenie kopii zapasowych,
• stosowanie procedur bezpieczeństwa oraz szkoleń pracowników,
• współpracę wyłącznie z podmiotami gwarantującymi odpowiedni poziom ochrony danych.

12. Zmiany w Polityce Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, rozwoju naszej działalności w sektorze energetycznym lub wdrażania nowych rozwiązań technologicznych. Zaktualizowana wersja będzie publikowana w miejscu dotychczasowej i będzie obowiązywać od dnia jej udostępnienia, chyba że z treści aktualizacji będzie wynikać inny termin wejścia w życie.

Zalecamy zapoznawanie się z treścią Polityki Prywatności w celu śledzenia ewentualnych zmian w sposobie przetwarzania danych osobowych przez Energia Odpadów Komunalnych.